Teknologi og hverdag

Jeg har den seneste uges tid eksperimenteret med en ny SkyStrategi(tm) for diverse dokumenter og filer, både på arbejde og privat.

Og her er mine - meget foreløbig - erfaringer. Man bedes huske at jeg har nogle særlige krav og ønsker, og (bla. på grund af DR-setup) nogle særlige betingelser. But here goes.

DropBox over det hele

Indtil sidste uge var setuppet således (og her springer jeg let og elegant henover mit NAS-drev, der indtil videre er som det er - læs evt mere her).

Jeg investerede i en 50GB konto hos Dropbox i oktober, som jeg egentlig har været rigtig glad for. Med DB på både PC, Mac, Android og iPad har alting været tilgængeligt allevegne fra, og jeg har simpelthen smidt alle private dokumenter og alle filer fra arbejdet i DB-mappen.

Tilsammen blev det omkring 30 GB, som altså var spejlet over det hele. Ikke så meget ballade, bare en DB-mappe (med en masse undermapper, selvfølgelig), som lå på både arbejde og herhjemme - og i skyen.

Samtidig har DropBox den fordel, at der er flere forskellige noteprogrammer og andre apps, der bruger DB som lager.

Blandt andet har jeg benyttet mig af Epistle til Android og PlainText til iOS - hvad der så på den anden side har sat Evernote under pres, men det er en helt anden historie.

Og så burde jeg jo egentlig være glad.

Men.

Fordi vi i DR er begrænset af en 20MB profil - der skal indeholde app data fra utallige programmer, personlig profil og meget mere - har jeg haft store problemer med DropBox.

DB insisterer nemlig på at gemme en cache og en databasefil på mange MB i profilen, hvilket betyder at jeg konstant bliver generet med beskeder om at min profil er for stor, og skal igennem alle mulige krumspring for at logge af eller slukke når jeg bruger computere rundt omkring i studier etc.

Ingen jeg har talt med har kunne finde ud af at løse dét problem, og mine programmør-evner (hø!) rækker i hvert fald ikke så langt.

SugarSync to the rescue

Derfor valgte jeg forleden at kaste mig over SugarSync istedet. SS lægger ingen mappe i App Data-mappen som fylder i min DR-profil, og det gør programmet rigtig meget mere anvendeligt for mig i hverdagen.

Det er næppe et problem mange har med DropBox, men således er mit udgangspunkt. Jeg har altså intetsomhelst imod Dropbox, men har været tvunget til at finde et alternativ…

SugarSync er en anelse billigere end DropBox, og interfacet er anderledes, men ellers er tjenesterne i princippet stort set ens. Der er dog knap så mange eksterne apps der benytter sig af SS, men foreløbig klarer jeg mig.

Én meget nyttig SugarSync-funktion er fx, at den automatisk uploader alle fotos fra min Androidmobil til serveren. I like.

Den største forskel i hverdagen - og én som jeg forsøger at udnytte til at skabe mere logisk orden i tingene - er at SS ikke uden videre bare spejler alting allevegne. (Jeg ved godt at den seneste DB-version også tillader at man vælger hvilke mapper der skal synces, men i SS er det tænkt ind fra begyndelsen).

Ideen med SS er at man har to forskellige (typer) mapper. Én som hedder Magic Briefcase, der bliver spejlet på alle tilmeldte maskiner (så filerne ligger lokalt på alle computere), og så alle de andre mapper, der “bare” bliver spejlet fra den lokale maskine op på serveren.

Her er de naturligvis tilgængelig fra alle andre maskiner, eller via browseren på en hvilkensomhelst maskine man måtte sidde ved, men der bliver altså ikke lagt kopier ned på alle computere.

Man kan godt vælge at spejle alting over det hele, men setuppet er en anelse mere fleksibelt end DB, så vidt jeg kan se.

Under alle omstændigheder matcher det ret fint den omorganisering af mapper som jeg har forsøgt at indføre samtidig, stærkt inspireret af denne artikel hos Lifehacker (et af de sites jeg helt sikkert besøger hver dag!)

Ideen er - i mit personlige twist på Lifehackers forslag - at have en struktur der kræver at man rydder op jævnligt, men til gengæld har nemmere ved at finde de ting man skal bruge.

Jeg kommer givetvis til at justere lidt på tingene, men sådan ser det ud lige nu:

- En mappe med aktuelle Harddisken-indslag, artikler, etc som jeg har lagt i Sugarsyncs ‘magiske mappe’ så den spejles også på Mac’en herhjemme, og er lige til at gå igang med, når jeg arbejder her. Det er også den mappe jeg smider ting i som måske skal bruges, måske ikke, og ting som screenshots og andre midlertidige filer.

- En mappe til historier - interviews, projekter, færdige indslag, og tilhørende dokumenter - fra den seneste måneds tid eller så. Altså ikke noget jeg decideret arbejder på, men som stadig kan skulle bruges. (Efterhånden som indslagene er blevet sendt flytter jeg dem så i arkiv i Google Docs, hvor redaktionen deles om 400GB til samme formål. Lageret hos Google er i øvrigt lige blevet flere hundrede procent mere anvendeligt efter at jeg - også via Lifehacker - opdagede Gladinet, et program der gør det muligt at montere Google Docs som et netværksdrev (kun i Windows), så det er ultranemt at uploade filer og hele mapper).

- En mappe til diverse DR-ting

- Diverse mapper til billeder, musik, video og downloads.

Ideen er så, at jeg flytter ting fra den magiske aktuelt-mappe over i historiemappen hver uge, efterhånden som projekterne bliver færdige, og så altså rydder op i dén mappe en gang hver eller hver anden måned - enten ved at smide tingene i arkiv eller simpelthen slette dem.

Det slår mig pludselig, at der måske er nogle GTD-folk eller Inbox Zero-tilhængere der kan genkende tanken? Ikke at det er noget jeg bevidst har arbejdet med, men måske er der nogle paralleller?

Arbejde og privat

Det er som sagt et eksperiment, og det er muligt at jeg opdager at der bliver for meget flytten rundt, men lige nu tiltaler det mig vældig meget at forsøge at få styr på hvad jeg arbejder med aktuelt, så der kun ligger de nødvendige filer i den mappe jeg har gang i til hverdag - samtidig med at jeg forhåbentlig(!) nemt kan finde hvad jeg ellers måtte få brug for.

Samtidig - og det er så her Sugarsyncs struktur kommer ind - har jeg altså valgt at splitte mine dokumenter op i arbejde og privat. Jeg har altså ikke mine private doks liggende lokalt på arbejdet, eller omvendt. Men skulle jeg få brug for det, ligger alting på SugarSyncs servere og er lige til at hente.

Det giver en vis form for organisatorisk mening - for mig i hvert fald - at have delt tingene op på den måde, og så giver det en del mere plads på harddiskene, både herhjemme og på jobbet.

Jeg er sikker på at mappeorganisation er noget ret personligt, og selvom man kan lade sig inspirere af dette eller - mere oplagt - af artikler som den på Lifehacker, så må det i sidste ende være op til en selv hvordan man vil indrette sig.

Fx fører jeg på Google Docs (hvor alle mine manuskripter og stort set alle andre professionelle og private tekstdokumenter ligger) en noget mere sløset tilværelse.

Jeg har en række basale tags på dokumenterne, men benytter mig ellers stort set udelukkende af søgefunktionen og Google Docs’ ret fine organisering i ‘senest åbnede’, ‘delt med mig’ og andre faste sorteringer.

Der ER altså grænser for min organiseringstrang… Eller er der? I hvert fald går jeg og koger på endnu en alt for lang blogpost om organisering, denne gang om min research og forsøget på at koordinere mails, bogmærker, Twitter-favoritter og meget mere i én, altomfattende videns-database…

UPDATE:

Jeg har i daglig brug siden forleden opdaget noget som jeg antager er en bug i SugarSync. Når jeg gemmer en ny fil i mappen skal jeg lukke og genstarte SS File Manager for at få den til at synce den nye fil. Og det er jo noget rod.

Mon dog ikke man tør håbe at det snart bliver fixet?

UPDATE 2:

Og buggen ser nu ud til at være fixet - sweet!